دانش محوري

طراحي و ساخت آرشيو سازماني: بيان دلايل استفاده از آرشيو براي سازمان ها

تعريف آرشيو: آرشيو در فارسي به معناي بايگاني يا محل نگهداري اسناد، اوراق، تصاوير، پرونده‌ها، صفحات موسيقي، و جز آن آمده است. آرشيو در اصطلاح به مجموعه نوشته‌ها و اسنادي گفته مي‌شود كه خود حاصل فعاليت‌هاي روزمره و مستمر ديوان‌هاي سابق و ادارات كنوني است و معمولاً شامل نوشته‌ها و اسنادي نظير شرح وظايف، دستورات، خط‌مشي‌ها، تشكيلات، فعاليت‌هاي اجرايي، و نيز مسائل حقوقي، فرهنگي، اجتماعي، نظامي، و هر نوع اوراق مهم ديگر نظير قباله‌هاي فروش، رقبات، و پيش‌نويس مكاتبات است كه به سبب ارزش دائمي‌شان در محلي به همين نام نگهداري مي‌شوند.

انواع آرشيو: آرشيوها را، از لحاظ شكل و مواد اطلاعاتي، مي‌توان به سه گروه تقسيم كرد: ۱) آرشيو مكتوب كه مهم‌ترين، متداول‌ترين، و قديمي‌ترين نوع آرشيو است. اين اسناد از لحاظ شكل نگهداري و ارائه خدمات، وضعيتي خاص دارند. مراكز و سازمان‌هاي آرشيوي، به‌ويژه آرشيوهاي دولتي، حاوي اسناد مكتوب هستند؛ ۲) آرشيو مواد ديداري و شنيداري كه شامل نوار صوتي، انواع فيلم، عكس، صفحه فشرده، پوستر، و جز آن است؛ و ۳) آرشيو نقشه كه شامل نقشه‌هاي جغرافيايي، زمين‌شناسي، هوايي، و مهندسي در ابعاد مختلف است و براي نگهداري آنها مراكز ويژه‌اي ايجاد مي شود.

اصول ارشيو: برخي صاحب‌نظران اصول آرشيوي را به سه يا چهار گروه تقسيم كرده‌اند كه عبارتند از: ۱- اصل حفظ حرمت منشاء اوليه ۲- اصل نظم و ترتيب نخستين ۳- اصل توصيف مجموعه‌اي اسناد ۴-اصل سطوح كنترل.

امروزه اسناد، مدارك و اطلاعات مكتوب يك سازمان و شركت از چنان اهميتي برخوردار شده‌ است كه لزوم مستند سازي در اولويت كاري تمامي شركت ها، سازمان ها و ارگان ها كاملا احساس شده است. حجم زياد اسناد، مدارك و اطلاعات موجود و اشغال بيش از حد فضا توسط اين مستندات و نيز عدم دسترسي سريع، آسان، دقيق و به موقع به اين اطلاعات باعث كاهش ارزش و عدم در دسترس بودن به موقع آن ها گرديده است.

از دشواري‌هاي بايگاني و آرشيو اسناد  به شكل سنتي وجود عوامل آسيب رسان بيولوژيكي (قارچ‌ها، باكتري و ..)، دستكاري اسناد، هزينه‌هاي نگهداري اسناد و استخدام نيروي انساني متخصص، كمبود فضا، عدم بهره‌مندي از يك نظام دقيق رده‌بندي و دسته‌بندي اسناد، جستجوي زمان‌بر، و … بود. از سوي ديگر اتلاف زمان مفيد كاري كاركنان جهت نگهداري اسناد، هدر رفت حجم زيادي از فضاي فيزيكي سازمان براي مقاصد بايگاني و نگهداري،‌ نگراني‌هاي ناشي از حفظ امنيت اسناد و هزينه‌هاي خريد و نگهداري تجهيزات مناسب براي بايگاني فيزيكي اسناد، سازمان‌هاي پيشرو را به سمت سيستم‌هاي الكترونيكي بايگاني و آرشيو اسناد سوق داده است. سيستم‌هاي بايگاني و آرشيو اسناد الكترونيك انقلابي مهمي در حفظ، نگهداري و ذخيره اسناد به صورت الكترونيك ايفا نموده‌اند.

از سوي ديگر، رويكرد سازمان ها در جهت استاندارد سازي فرآيندها و رويه هاي سازماني و همچنين الگوبرداري از يك مرجع جهاني معتبر؛ استانداردهاي سيستم مديريت كيفيت (ISO9001,14001,TS16949) را به عنوان يكي از مراجع شناخته شده و معتبر براي تمامي سازمان ها مدنظر قرار داده است، كه يكي از الزامات اصلي اين استاندارد مقوله مستندسازي، به عنوان پايه و اساس سيستم مديريت كيفيت مي باشد. آنچه در موارد فوق مطرح گرديد با وجود سيستم هاي سنتي بايگاني اسناد قابل دسترس نبوده و براي ارزش بخشي و قابل استفاده نمودن اين اطلاعات مي توان از سيستم مديريت آرشيو اسناد و مدارك در سازمانها و شركت ها سود برد. نرم افزار آرشيو اسناد و مدارك يكي از مناسب ترين و سريعترين راه حل ها جهت كاهش هزينه ها، فضاي نگهداري اسناد و سرعت بخشيدن به امور جاري، بازيابي اطلاعات و دسترسي سريع، دقيق و آسان به اسناد و مدارك و جلوگيري از بين رفتن اطلاعات به مرور زمان مي باشد .

سلام علم سعي دارد در اين راستا با ارائه خدماتي در زمينه طراحي و ساخت آرشيو هاي سازماني، به پژوهشگران و سازمان ها در راستاي بهينه سازي و مستند سازي مدارك و مستندات آن ها بپردازد و آن ها را در انجام اين كار ياري رساند.